FAQ – Fonction d’enregistrement des invités

Bienvenue dans la FAQ mise à jour de Holidu ! Découvrez comment améliorer votre processus d’enregistrement, en le rendant plus efficace pour vous et plus agréable pour vos voyageurs. Vous trouverez ci-dessous les questions les plus fréquemment posées.

Qu’est-ce que la fonctionnalité d’enregistrement en ligne proposée par Holidu ?

La fonctionnalité d’enregistrement en ligne permet aux hôtes de connecter leurs logements à une autorité locale spécifique. Une fois la connexion établie, Holidu transfère automatiquement les données des voyageurs à ces autorités après que le formulaire d’enregistrement en ligne a été rempli.

Pourquoi Holidu propose-t-il une fonctionnalité d’enregistrement en ligne ?

Dans de nombreuses régions, les hôtes sont légalement tenus de déclarer leurs voyageurs aux autorités locales. Traditionnellement, cela se fait via des systèmes obsolètes où les informations doivent être saisies manuellement. Holidu permet un enregistrement plus rapide et plus fluide grâce à un formulaire en ligne, qui transmet automatiquement les données aux autorités compétentes.

Pourquoi cette solution est-elle meilleure et plus rapide pour moi et pour les voyageurs ?

• Pour les voyageurs : Ils peuvent remplir le formulaire en ligne depuis leur appareil, y compris en scannant des documents, sans devoir fournir leurs papiers manuellement à l’hôte.
• Pour les hôtes : Plus besoin de collecter ou d’envoyer manuellement les documents des voyageurs. Tout est fait automatiquement et de manière sécurisée.

Puis-je choisir à quelle autorité connecter mon logement ?

Oui, Holidu vous permet de choisir l’autorité locale compétente. Les connexions disponibles sont :

Espagne :

• SES.HOSPEDAJES
• Mossos d’Esquadra (Catalogne)
• Ertzaintza (Pays Basque)

Portugal : Service des étrangers et des frontières (SEF/SIBA)

Allemagne : AVS (seulement dans certaines régions)

Italie (bientôt disponible) : Police d’État italienne, Istats

Comment connecter mon logement à une autorité ?

1. Assurez-vous que votre application Holidu est à jour.
2. Accédez à la section « Compte » et cliquez sur « Configurer » sous « Enregistrement des voyageurs en ligne ».

1. Sélectionnez le logement, remplissez le formulaire et cliquez sur « Activer l’envoi automatique à la police ».

1. Sélectionnez l’autorité compétente et entrez vos identifiants de connexion.

1. Cliquez sur « Valider », puis sur « Enregistrer les modifications ».
2. Si aucun message d’erreur n’apparaît, la connexion est bien établie.

• Si un message d’erreur indique « Nom d’utilisateur ou mot de passe incorrect », contactez-nous.

Holidu transmet-il des données d’hôtes aux autorités, en dehors des données des voyageurs ?

Non, Holidu ne transmet que les données des voyageurs aux autorités locales. Aucune donnée liée à vos revenus n’est partagée.

Puis-je remplir le formulaire d’enregistrement en ligne à la place de mes voyageurs ?

Oui, vous pouvez le faire. Le lien se trouve dans les détails de la réservation, sous « Formulaire de check-in du voyageur ».

Quand le formulaire est-il transmis aux autorités ?

Les données des voyageurs sont transmises à 23h00 le jour de l’arrivée. Veillez à ce qu’elles soient complètes avant cette heure.

Les collaborateurs peuvent-ils activer mes logements et remplir les données de check-in ?

Les collaborateurs ne peuvent pas gérer les connexions aux autorités, mais ils peuvent remplir le formulaire en ligne depuis la section « Réservations ».

Comment puis-je télécharger mon registre des voyageurs ?

1. Accédez à la fonctionnalité de check-in en ligne.
2. Cliquez sur « Détails » à côté du logement.

1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, allez dans l’onglet « Documents ».

1. Sélectionnez « Générer le registre des voyageurs » et suivez les instructions.

Remarques importantes :

• Si un numéro initial est demandé, il correspondra au premier numéro d’entrée du registre. Reprenez le numéro suivant du dernier registre ou saisissez 1 pour un nouveau registre.
• Le registre est téléchargé au format PDF. Vérifiez que votre appareil peut lire les fichiers PDF. Si vous rencontrez un problème, consultez la section « Problème pour ouvrir le registre ? ».

Cette fonctionnalité s’applique-t-elle à toutes les réservations ou seulement à celles faites via Holidu ?

Elle est disponible pour toutes les réservations gérées par Holidu, peu importe la plateforme de réservation. Elle ne couvre toutefois pas les réservations manuelles, les blocages manuels ni les réservations synchronisées via iCal ou d’autres intégrations.

Aurai-je accès aux données des voyageurs ?

Oui, après avoir téléchargé le registre, vous pourrez consulter les informations des voyageurs.

Que se passe-t-il si les voyageurs ne fournissent pas leurs données ?

Vous pouvez les saisir manuellement. L’état de chaque réservation est affiché dans l’onglet « Check-in & check-out » sur l’écran d’accueil.

Recevrai-je une notification une fois les données complétées ?

Non, aucune notification n’est envoyée. Cependant, vous pouvez consulter le statut dans la section « Check-in & check-out » ou dans les détails de la réservation.

Dois-je demander d’autres informations aux voyageurs à leur arrivée ?

Si le formulaire a été complété avant l’arrivée, aucune autre information ne sera nécessaire. Vérifiez toujours l’état dans l’application Holidu.

Que se passe-t-il si les voyageurs remplissent le formulaire mais annulent ensuite la réservation ?

Si une réservation est annulée, les données ne sont pas transmises aux autorités.

Que se passe-t-il si la réservation est modifiée après que les données ont été envoyées ?

Si de nouveaux voyageurs sont ajoutés, leur statut apparaîtra comme « non fourni ».

Comment cela fonctionne-t-il avec des réservations de dernière minute ?

Les voyageurs reçoivent un lien pour saisir leurs données. En cas de réservation tardive, consultez la section « Check-in & check-out » pour vérifier que tout est bien complété.

Que se passe-t-il avec les réservations faites avant la connexion à mon compte police, mais avec un check-in futur ?

• Si le formulaire initial n’a pas été rempli, un rappel avec le nouveau lien sera envoyé avant l’arrivée.
• Si les données ont déjà été complétées, aucune action supplémentaire n’est requise. Vous pouvez gérer les données depuis les détails de la réservation.

Quand les voyageurs sont-ils informés qu’ils doivent remplir le formulaire ? Reçoivent-ils des rappels ?

Les voyageurs sont informés immédiatement après la réservation et reçoivent un rappel 5 jours avant l’arrivée s’ils n’ont pas encore rempli le formulaire.

Que faire si un voyageur fournit des informations incorrectes ?

Contactez notre service client pour obtenir de l’aide en cas d’erreurs de données.

Nous espérons que cette FAQ vous aidera à simplifier votre expérience d’hôte et à rendre le processus de check-in plus fluide pour vous et vos voyageurs. Merci de faire partie de la communauté Holidu !